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News und Tipps einfach per Mail
Back Office Managerin / Sekretärin (m/w/d)
10 gute Gründe für SWMP
30 Tage Urlaub
Eigener 24/7 Parkplatz
Firmenevents, Teambuilding und After Work
Flache Hierarchien
Gute Verkehrsanbindung
Krisensicherer Job
Miteinander auf persönlicher Ebene
Offene Türen
Regelmäßige Gesundheitsaktionen
Vitamine & Verpflegung
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Dein Tätigkeitsprofil
Du unterstützt die Partner und das fachliche SWMP Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst gemeinsam mit Deinen Kollegen und Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf des Sekretariats.
Deine Aufgaben beinhalten unter anderem:
- Aufbereitung und abschließende Bearbeitung von Mandantenunterlagen inklusive Scannen und Ablage im Dokumentenmanagementsystem
- Erledigung der Korrespondenz mit Mandanten, Behörden, Erstellung von Serienbriefen
- Mandatsanlage und Pflege der zentralen Stammdaten, Bearbeitung und Aktualisierung von Datenbanken
- Verantwortung des allgemeinen E-Mail Postfachs (Koordination und Verteilung eingehenden Mails)
- Ansprechpartner am Telefon mit Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen
- Onboarding von Mitarbeitern als Schnittstelle zum Bereich Personal und IT
- Bestellung und Verwaltung des Büromaterials
- Planung und Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen
- Selbständige Abwicklung allgemeiner Büro- und Verwaltungstätigkeiten
- Anleitung der Werkstudenten, die den Empfang und das Backoffice unterstützen
- Erledigung von allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Aktenanlage und dergleichen
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Was wir von Dir erwarten
- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung im Bereich Organisation
- Sicherer Umgang mit MS-Office (DATEV Kenntnisse sind ein Plus)
- Gute kommunikative Fähigkeiten, sicheres Auftreten, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
- Hohe Eigeninitiative, Genauigkeit und Zuverlässigkeit
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Unser Angebot
- Mitarbeit in einem erfolgreichen Team und ein wertschätzendes Betriebsklima
- Kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterentwicklung
- Moderne IT-Technik und eine digitale Arbeitswelt
- Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit eigenem Parkplatz in zentraler Lage
- Eine langfristige Perspektive mit leistungsgerechter Bezahlung
- Eine strukturierte Einarbeitung und ein respektvolles und offenes Miteinander
- Und daneben jede Menge Teamevents, Kollegialität und Einblicke in angrenzende Arbeitsgebiete
Mache den nächsten Schritt und bewirb Dich bei uns!
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung, die wir selbstverständlich vertraulich behandeln.
Deine Ansprechpartnerin: Carolin Uffinger, Personalreferentin, Diplom Kauffrau
Tel. 0821/543378-88 | bewerbung@swmp.eu | www.swmp.eu