Die E-Rechnungspflicht kommt!

HINTERGRUND

Bereits 2022 wurde durch die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA), die zur Modernisierung und Digitalisierung der europäischen Mehrwertsteuersysteme ins Leben gerufen wurde, die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung gemäß CEN-Norm 16931 beschlossen. Deutschland setzt diese nun durch den Beschluss des Wachstumschancengesetzes um.
Die Erste Stufe der Einführung wird ab 2025 in Kraft treten. Ab dann müssen alle Unternehmen, die die festgelegten Kriterien erfüllen, zum Empfang von E-Rechnungen bereit sein. Ab 2027 ist dann auch die Rechnungsstellung in elektronischer Form Pflicht.
Für die Verwaltung bedeutet die Umstellung auf E-Rechnungen, dass Rechnungen schneller geprüft werden können. Zudem erleichtern die einheitlichen Formate die Archivierung und Auffindbarkeit der Dokumente und fördern die Transparenz durch eine bessere Überwachung und Kontrolle der Finanzströme.
Ebenfalls von der Einführung betroffen sind Unternehmer wie zum Beispiel Ärzte, die nur steuerfreie Leistungen erbringen, Betreiber von Photovoltaikanlagen und Vermieter, die gegenüber ihren Mietern zur Umsatzsteuer optiert haben.

herausforderungen durch die einführung

Wie eine BITKOM-Studie aus 2022 zeigte, erstellten damals bereits 72% der deutschen Unternehmen die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch. Wer sich allerdings mit dem Versand von PDF-Dateien auf der sicheren Seite wähnt, wird feststellen, dass dieser unter der neuen Verordnung nicht ausreicht und sogar in der gleichen Kategorie wie eine Papierrechnung fällt.

Als E-Rechnung wird nur noch eine solche anerkannt, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Um der E-Rechnungspflicht also gerecht zu werden, müssen die Rechnungen den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung entsprechen. Auch EDI-Formate sind zulässig, sofern eine Extraktion der Daten entsprechend CEN 16931 möglich ist.

chancen für ihr unternehmen

Neben der Kostensenkung durch die Reduzierung von Druck- und Versandkosten und dem Schutz der Umwelt durch die Einsparung von Papier soll durch die Einführung der E-Rechnungspflicht auch die Effizienz gesteigert werden. Weniger manuelle Eingriffe und standardisierte Formate beschleunigen aber nicht nur die Verarbeitung, sie reduzieren auch Fehler.

Natürlich bedeutet die Einführung für viele Firmen aber auch eine Umstellung ihrer bisherigen Prozesse. Mitarbeiter müssen neu geschult werden, bereits bestehende IT-Systeme angepasst und eventuell in neue Softwarelösungen investiert werden. Welche Lösung für Ihr Unternehmen die beste ist, sollte durch eine individuelle Beratung ermittelt werden.

fazit

Die E-Rechnungspflicht wird kommen. Und sie wird bald kommen.
Sie stellt einen wichtigen Schritt innerhalb des Digitalisierungsprozesses in Deutschland dar und verspricht, den Rechnungsprozess zu optimieren, die Kosten zu senken und die Transparenz zu erhöhen. Trotz der anfänglichen Herausforderungen bietet sie langfristig erhebliche Vorteile für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung.