elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Was ändert sich?
Der bisherige Ablauf im Krankheitsfall – der Arbeitnehmer geht zum Arzt, erhält von diesem eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und legt diese dann dem Arbeitgeber vor – ändert sich damit.
Wie bisher auch muss der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit informieren (Nachweise sind aber nicht mehr erforderlich).
Der Arbeitnehmer selbst erhält weiterhin von seinem Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit der entsprechenden Krankheits-Diagnose für seine Unterlagen.
Selbstverständlich könnte der Arbeitnehmer eine Kopie dieser Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (auch ohne die Diagnose) an den Arbeitgeber weitergeben, verpflichtet ist er dazu aber nicht.
Zumindest momentan stellt noch ein Großteil der Ärzte eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber aus. Je länger das System aber läuft und sich bewährt, desto mehr ist damit zu rechnen, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber eingestellt wird.
Das heißt, über kurz oder lang kommt der Arbeitgeber nicht mehr um den elektronischen Abruf der Krankheitsdaten herum.
Wie kommt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zum Arbeitgeber?
Aus Datenschutzgründen ist es für Arbeitgeber nicht möglich einen monatlichen Gesamtabruf für alle Arbeitnehmer des Betriebes zu machen. Vielmehr muss der Arbeitgeber einzeln für jeden erkrankten Mitarbeiter eine Abfrage starten und die Rückmeldung kontrollieren.
Die eAU muss aus dem Lohnabrechnungssystem oder einem zertifizierten System angefordert werden.
In der Abfrage sind folgende Daten vom Arbeitgeber anzugeben:
- Name des Arbeitnehmers
- Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
- Kennzeichnung als Erstmeldung oder Folgemeldung
- Angaben, ob die Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfall besteht.
Die Krankenkasse gleicht die abgefragten Daten mit den vom Arzt gesendeten ab. Anschließend sendet die Krankenkasse eine entsprechende Rückmeldung an das Lohnabrechnungssystem. Dieser Vorgang kann einige Tage dauern.
Die Rückmeldung enthält u.a. den Beginn und das voraussichtliche Ende der Arbeitsunfähigkeit und das Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit, allerdings nur wenn:
- Der vom Arbeitgeber gemeldete Zeitraum exakt mit den der Krankenkasse vorliegenden Daten übereinstimmt
- Der vom Arbeitgeber gemeldete Zeitraum in einen laufenden Zeitraum bei der Krankenkasse fällt, auch wenn sich Abweichungen ergeben
- Der Arbeitsunfähigkeits-Beginn beim Arbeitgeber nicht mehr als 5 Tage vor dem an die Krankenkasse gemeldeten AU-Beginn liegt.
Was passiert bei Abweichungen?
Für den Fall, dass sich keine Übereinstimmung im Sinne der vorstehenden Punkte ergibt, erhält der Arbeitgeber von der Krankenkasse nur eine Mitteilung (= Grund 4), dass keinerlei Übereinstimmungen festgestellt werden können. Geht innerhalb von 14 Tagen noch eine passende Datenübermittlung bei der Krankenkasse ein, stellt diese die AU-Daten von sich aus dem Arbeitgeber zur Verfügung.
Wiederum aus Datenschutzgründen erhält der Arbeitgeber dagegen keine automatische Mitteilung (Rückmeldung), wenn die Erstbescheinigung aufgrund andauernder Krankheit in eine Folgebescheinigung übergeht, sondern die Folgebescheinigung muss separat bei der Krankenkasse abgerufen werden. Auch das Ende der Lohnfortzahlungspflicht für den Arbeitgeber bei Langzeiterkrankten muss separat von der Krankenkasse abgerufen werden.
Zur Veranschaulichung ist nachfolgend beispielhaft eine Rückmeldung über sv net abgebildet.
Leider muss an dieser Stelle festgestellt werden, dass die Digitalisierung zwar zu einer Entlastung der Krankenkassen, aber einer deutlichen Mehrbelastung der Arbeitgeber führt.
Gibt es Ausnahmen von dem neuen Verfahren?
Ausgenommen vom elektronischen Verfahren sind:
- Privat versicherte Beschäftigte
- AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
- sonstige AU-Bescheinigungen – wie die von Privatärzten, Meldungen zur Erkrankung eines pflegebedürftigen Kindes, bei stufenweiser Wiedereingliederung, bei Rehabilitationsleistungen oder bei Beschäftigungsverboten.
In diesen Fällen bleibt es auch nach dem 1. Januar 2023 beim bisherigen Verfahren und bei der gewohnten Vorlagepflicht
Wie kann der Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen?
Der Arbeitgeber hat mehrere Möglichkeiten die eAU elektronisch bei der Krankenkasse abzurufen:
- Zertifizierte Lohnabrechnungsprogramme der DATEV und anderer Anbieter
- Die Datev e.G. stellt programmabhängig folgende Informationen/Anleitungen zum elektronischen Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) zur Verfügung: für LODAS Dok.-Nr. 9294677, für Lohn und Gehalt Dok.-Nr. 1022696.
- Voraussichtlich ab Mitte Februar 2023 soll der Abruf auch über das DATEV Programm Unternehmen online, das über einen Bestandteil Personaldaten verfügt, möglich sein. Über den Programmbestandteil Personaldaten können derzeit die Stammdaten bei Neueintritt eines Mitarbeiters erfasst und Sofortmeldungen nach DEÜV bei Eintritt eines neuen Mitarbeiters erstellt werden.
- Im Lauf des Jahres über eine momentan noch im Planungszustand befindliche Erweiterung des DATEV-Tools Personal Add-on, das auch von Unternehmen genutzt werden kann, die das Datev-Programm Unternehmen online nicht nutzen.
- Das Programm sv net (ITSG)
sv.net wurde im Auftrag der Spitzenverbände der Krankenkassen entwickelt und wird den Arbeitgebern kostenlos zur Verfügung gestellt.
Mit dieser systemgeprüften Anwendung können Arbeitgeber Meldungen und Beitragsnachweise an die Krankenkassen übermitteln. sv.net funktioniert als Ausfüllhilfe, ist jedoch kein Ersatz für ein Programm zur Entgeltabrechnung.
Weitergehende Informationen finden Sie über eAU wird verpflichtend ab dem 01.01.2023 – ITSG
Das Verfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Überblick. Anmerkung: anstatt der Datev kann „Austauschstelle“ für die Anforderung und Rückübertragung der eAU auch die ITSG oder ein anderer Anbieter sein.
KundenInformation von Datev
In wenigen Schritten den Prozess zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erklärt.
Sollten Sie an einer von DATEV angebotenen Lösung interessiert sein, können Sie für die Freischaltung der Rechte bzw. die Implementierung in Ihr System gerne auch unseren IT-Experten, Herr Matthias Eisenbarth, kontaktieren.
Selbstverständlich können Sie auch uns beauftragen im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für Ihre erkrankten Mitarbeiter abzurufen, aufgrund des nicht unerheblichen Aufwands in diesem Zusammenhang werden wir diese Tätigkeit gebührenpflichtig an Sie verrechnen.
